การ ตรวจสอบความรู้ (Knowledge Audit) เป็นเครื่องมือช่วยให้การดําเนินการจัดการความรู้ประสบผลสําเร็จตามความมุ่ง หมาย (ร้อยละ 85 ของกิจกรรมจัดการความรู้ล้มเหลว)

ความหมาย
     คํา ว่า knowledge audit หมายถึง การตรวจสอบสุขภาพด้านความรู้ขององค์กรหรือหน่วยงาน จริง ๆ แล้วเป็นการใช้คําว่า audit ในความหมายที่ผิด เพราะความหมายดั้งเดิมของคําว่า audit คือ การตรวจสอบการดําเนินงาน (performance) เทียบกับมาตรฐานที่กำหนดไว้¹
    อีก นิยามหนึ่งของ knowledge audit หมายถึง "การทบทวนความรู้ที่องค์กร หน่วยงาน หรือกลุ่มผู้ปฏิบัติงานต้องการ เพื่อให้สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของงานได้อย่างดี ประกอบด้วย (1) การวิเคราะห์ความต้องการ (2) การวิเคราะห์สารสนเทศ (3) การตรวจสอบขีดความสามารถและการติดต่อสื่อสาร และ (4) การทบทวนปฏิสัมพันธ์และการเลื่อนไหลของความรู้"²

•  สิ่งที่ตรวจสอบในการทํา knowledge audit ได้แก่ ¹
  • ความรู้อะไรบ้างที่องค์กรต้องการ
  • ในขณะนั้นองค์กรมีความรู้อะไรบ้าง
  • "ช่องว่าง" (gap) ของความรู้ขององค์กร
  • ความรู้เลื่อนไหลไปในองค์กรอย่างไร
  • สิ่ง ขัดขวางการเลื่อนไหลของความรู้ หรือทําให้ความรู้เลื่อนไหลไม่สะดวกมีหรือไม่ ขัดขวางอย่างไร (คน, กระบวนการทํางาน, เทคโนโลยี)

กําหนดความรู้ที่องค์กรต้องการ
     อย่า เน้นที่ความครบถ้วน แต่เน้นที่ความรู้ที่เป็น "หัวใจ" ของการทํางาน เน้นที่งานหลักหรืองานสําคัญ และเน้นที่ปัญหาหรืออุปสรรคสำคัญ ๆ ที่ทําให้งานไม่ได้ผลสูงส่ง
     วิธีการหาความต้องการดังกล่าว ที่ใช้กันโดยทั่วไปคือใช้แบบสอบถาม การสัมภาษณ์ และการทํา focus group แต่ D J Snowden^3-5 บอกว่า วิธีดังกล่าวจะไม่ได้คําตอบที่ลึกพอ และได้เสนอวิธีใช้ KDPs (Knowledge Disclosure Points) ซึ่งได้แก่ จุดที่ตัดสินใจ, ใช้วิจารณญาณ (judgement), แก้ปญหา และเรียนรู้ ตั้งคําถามว่า ณ จุด KDP แต่ละจุด ต้องใช้ความรู้อะไรบ้างใน 5 อย่าง คือ

• Artefacts ความรู้ที่จับต้องได้ มีการเข้ารหัส หรือเข้าไปอยู่ในวัตถุ
• Skills ทักษะ
• Heuristics สามัญสํานึก หรือหลักของเหตุผลง่าย ๆ
• Experience ประสบการณ์
• Natural Talent พรสวรรค์

จัดทํารายการความรู้ (knowledge inventory)
     เป็น การรวบรวมจัดรายการและหมวดหมู่ของความรู้ที่มีอยู่ในองค์กร โดยต้องไม่ลืมว่า ประมาณร้อยละ 80 เป็นความรู้ชนิดจับต้องไม่ได้หรือฝังลึก(tacit)

•  ใน ส่วนของความรู้ที่ชัดแจ้ง (explicit หรือ codified) รายการ ตัวอย่าง ได้แก่
  • มี ความรู้อะไรอยู่บ้าง: จํานวน ชนิด และประเภทของเอกสาร, ฐานข้อมูล, ห้องสมุด, เว็บไซต์ภายในองค์กร, การเชื่อมโยงหรือบอกรับเป็นสมาชิกของแหล่งภายนอก เป็นต้น
  • ความรู้เหล่านั้นอยู่ที่ไหน: ตําแหน่งภายในองค์กร และภายในระบบต่าง ๆ
  • การจัดระบบและการเข้าถึง: จัดระบบความรู้เหล่านั้นอย่างไร คนในองค์กรสามารถเข้าถึงได้สะดวกแค่ไหน
  • คุณภาพ และตรงความต้องการ: แหล่งความรู้เหล่านั้นมีไว้เพื่ออะไร ลักษณะของความรู้นั้นตรงจุดมุ่งหมายหรือไม่ คุณภาพดีพอหรือไม่ (ทันสมัย แม่นยํา มีหลักฐานสนับสนุน ฯลฯ)
  • การใช้ประโยชน์: มีคนใช้อยู่เสมอหรือไม่ ใครเป็นผู้ใช้ ใช้บ่อยแค่ไหน ใช้เพื่อประโยชน์อะไร
• ใน กรณีของความรู้ที่จับต้องไม่ได้หรือฝังลึกอยู่ในคน รายการความรู้จะเน้นที่ คน โดยคํานึงถึงสิ่งต่อไปนี้เป็นตัวอย่าง
  • บุคลากรที่มี : จํานวน และประเภท
  • อยู่ที่ไหน : จุดทํางานในแผนก, ทีมงาน, อาคาร
  • คนเหล่านั้นทําอะไร : ระดับงาน และชนิดของงาน
  • ความรู้ของคนเหล่านั้น : คุณวุฒิทางวิชาการและวิชาชีพ, ความรู้หลัก และประสบการณ์
  • คนเหล่านั้นกําลังเรียนรู้อะไร : การฝึกฝนโดยการปฏิบัติงาน การเรียนรู้และพัฒนาตนเอง

     เมื่อ นําความรู้ที่มีอยู่ มาเทียบกับความรู้ที่ต้องการ ก็จะทราบช่องว่างของความรู้ (knowledge gap) ซึ่งเป็นปญหา ที่จะต้องแก้ไขต่อไป

การวิเคราะห์การเลื่อนไหลของความรู้
     เป็น การตรวจสอบการเคลื่อนไหวของความรู้ภายในองค์กร จากแหล่งความรู้ไปสู่จุดที่ต้องการใช้ ตรวจสอบว่าผู้ปฏิบัติงานแสวงหาความรู้ที่ต้องการอย่างไร และดูว่าผู้ปฏิบัติงานแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างกันอย่างไร
     ต้อง ตรวจสอบการเลื่อนไหลของความรู้ชนิดที่ชัดแจ้งหรือเข้ารหัสแล้ว (explicit หรือ codified knowledge) และความรู้ฝังลึก(tacit knowledge) และตรวจสอบที่คน, กระบวนการ และระบบ

• คน ตรวจสอบ ทัศนคติ นิสัย และทักษะในการแลกเปลี่ยนความรู้และใช้ความรู้
• กระบวนการ ตรวจ สอบที่การปฏิบัติงานประจําวันว่า การแสวงหาความรู้ แลกเปลี่ยนความรู้ และใช้ความรู้ เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานหรือ ไม่ เพียงใด หน่วยงานใดที่มีกระบวนการที่ดี เพราะอะไร หน่วยงานใดที่ไม่มีกระบวนการดังกล่าว เพราะอะไร มีนโยบายหรือวิธีปฏิบัติ ใดบ้างที่ช่วยส่งเสริม (หรือขัดขวาง) กระบวนการดังกล่าว เช่น ระบบข้อมูล ระบบการจัดการเอกสาร การตีพิมพ์เผยแพร่บนเว็บขององค์กร (web publishing)
• ระบบ ได้แก่ ระบบ เทคโนโลยีสารสนเทศ การจัดการเนื้อความรู้ (content management) ความยากง่ายในการใช้ ระดับความบ่อยในการใช้ในปัจจุบัน ตรวจสอบเพื่อตอบคํา ถามว่า ระบบขององค์กรอำนวยความสะดวกต่อการเลื่อนไหลของความรู้เพียงใด

     การ ตรวจสอบการเลื่อนไหลของความรู้ จะช่วยให้เห็นช่องว่างของความรู้ชัดเจนขึ้น และในขณะเดียวกันก็จะพบความซ้ําซ้อนของความรู้ ตรวจพบตัวอย่างของการปฏิบัติที่ดีด้านการจัดการความรู้ ตรวจพบสิ่งขัดขวางการเลื่อนไหลของความรู้และการใช้ความรู้ ที่สําคัญที่สุดจะช่วยบอกว่า การจัดการความรู้ขององค์กรที่จะดําเนินการควรมุ่งไปที่จุดใดประเด็นใดเป็นพิเศษ

จัดทําแผนที่ความรู้
     แผนที่ช่วยให้ "มองเห็น" ความรู้ขององค์กร โดยทําได้ 2 แบบ

•   แบบภาพนิ่ง ให้รู้ว่ามีความรู้อะไร อยู่ที่ไหนภายในองค์กร
• เพิ่มภาพเคลื่อนไหว ให้รู้ว่าความรู้เลื่อนไหลจากที่ไหนไปที่ไหนและอย่างไร

ควร "ติดประกาศ" แผนที่ดังกล่าวให้พนักงานทุกคนได้รับรู้ เพื่อช่วยให้ทุกคนสามารถเข้าถึงความรู้ที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

ข้อควรคํานึง

• เป้า หมายหรือวัตถุประสงค์ของการทํา knowledge audit ต้องชัด เนื่องจากเป็นกิจกรรมที่ซับซ้อน ต้องใช้เวลา และทรัพยากรมาก
• ถ้าการทํา knowledge audit ไม่นําไปสู่การดําเนินการอย่างจริงจัง ก็จะเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่า
• ต้อง ไม่ลืมว่า ร้อยละ 80 ของความรู้ภายในองค์กรเป็นความรู้ฝังลึก(tacit) จึงต้องระวังไม่หลงดําเนินการเฉพาะความรู้ส่วนที่ชัดแจ้ง (explicit)
• ความ ยากง่ายในการรวบรวมข้อมูลในกระบวนการทํา knowledge audit เป็นตัวบ่งชี้ขีดความสามารถในการดําเนินการจัดการความรู้ในขณะนั้น
• ถ้า ต้องการว่าจ้างที่ปรึกษาในการทํา knowledge audit พึงระวังว่า บริษัทส่วนใหญ่หมายถึง information audit ซึ่งเป็นการตรวจสอบเฉพาะความรู้ที่ชัดแจ้ง การตรวจสอบความรู้ฝังลึกคือส่วนที่มีคุณค่าสูงกว่า และเป็นส่วนที่ต้องการความช่วยเหลือจากที่ปรึกษาภายนอก

ขั้นตอนของการตรวจสอบความรู้ มี 3 ขั้นตอน คือ

• วาง แผนและเตรียมการ ได้แก่ การแนะนําให้พนักงานมีความรู้เรื่องการจัดการความ รู้ในเชิงหลักการและวิธีการ และให้ทราบความมุ่งหมายและขั้นตอนในการดําเนิน การตรวจสอบความรู้ ให้ทุกคนแจ่มชัดว่ากิจกรรมนี้จะก่อประโยชน์แก่พนักงาน และองค์กรอย่างไรบ้าง
• ขั้นดําเนินการตรวจสอบความรู้
• ขั้นรายงานข้อค้นพบและนําเสนอข้อเสนอแนะ

     จะเห็นว่าการตรวจสอบความรู้เป็นเพียงขั้นต้นของการเตรียมจัดระบบการจัดการความรู้ภายในองค์กร แต่กิจกรรมนี้จะมีผลกระทบหลายประการ

ผลกระทบจากการดําเนินการตรวจสอบความรู้

• ทราบ "พฤติกรรมความรู้" ขององค์กร
• พนักงาน เกิดความเข้าใจเรื่องการจัดการความรู้ และตระหนักในผลดีต่อตนเองและต่อองค์กรถ้ามีการปฏิบัติร่วมกันเป็น "ชุมชน" ภายใต้ "ระบบนิเวศ" ขององค์กร
• ได้ รายการของ "best knowledge practice" ภายในองค์กร อันได้แก่ ตัวอย่างที่ดีของการสร้างความรู้ การแลกเปลี่ยนความรู้ ที่ดําเนินการโดยพนักงาน สําหรับนํามาสนับสนุน ยกย่อง และขยายผลไปยังส่วนอื่น ๆ ขององค์กร
• ได้ รายการของ "ชุมชนนักปฏิบัติจัดการความรู้" (Community of Practice, CoP) สําหรับนํามายกย่อง สนับสนุน และขยายผลต่อ
• ราย ชื่อของพนักงานที่มีศักยภาพในการเป็น "ผู้อำนวยความสะดวก" ด้านความรู้ (knowledge facilitator) และผู้ส่งเสริมกิจกรรมความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ
• ได้แนวทางส่งเสริม CoP และสร้าง CoP เพิ่มขึ้น
• ได้ แนวทางทํางานแบบใหม่ที่เน้นความรู้ ทดแทนแนวทางแบบเดิม ซึ่งเป็นรูปแบบอุตสาหกรรม ไม่ใช่แนวทางแห่งยุคความรู้เป็นฐาน
• ได้ แนวทางใหม่ในการดําเนินการฝกอบรม, การพัฒนาขีดความสามารถ, การจัดการเครื่องมือเครื่องใช้ และการวัดผลการปฏิบัติงาน
• ได้ ยุทธศาสตร์การเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ และ "organic" สําหรับเคลื่อนองค์กรไปเป็นองค์กรเรียนรู้ และใช้ความรู้เป็นฐาน

เอกสารอ้างอิง

1. www.nelh.nhs.uk/knowledge_management/km2/audit_toolkit.asp
2. www.hyltonassoc.com/siteContents/course-details/k-audit/k-audit-courses/intro-k-audit.htm
3. D J Snowden. Organic Knowledge Management, Part One - The ASHEN Model : An enabler of action. Knowledge Management, 1 April 2000. Vol 3, Issue 7 : 14-17.
4. D J Snowden. Organic Knowledge Management, Part Two – Knowledge Elicitation : Indirect knowledge discovery. Knowledge Management, June 2000. Vol 3, Issue 9.
5. D J Snowden. Organic Knowledge Management, Part Three – Story circles and heuristic-based interventions. Knowledge Management, 1 July 2000. Vol 3, Issue 10 : 15-19.

บรรณานุกรม

1. Hylton A. Measuring & Assessing Knowledge – Value & the Pivotal Role of the Knowledge Audit. www.kmadvantage.com/docs/km_articles/Measuring_ &_Assessing_K-Value_&_Pivotal_Role_of_K-Audit.pdf
2. Hylton A. A KM Initiative is Unlikely to Succeed Without a Knowledge Audit. www.kmadvantage.com/docs/km_articles/KM_Initiative_Unlikely_to_Succeed_Without_a_K_Audit.pdf